Die Pflicht zur eVergabe – eine Zusammenfassung

War die eVergabe bislang vorwiegend fakultativ, wird sie allmählich in der Ausschreibungspraxis flächendeckend verpflichtend. Als Rechtsgrundlage dient Art. 22 der EU-Vergaberichtlinie über die öffentliche Auftragsvergabe (RL 2014/24/EU) vom 26. Februar 2014, in Kraft getreten am 17. April diesen Jahres. Die Norm verpflichtet öffentliche Auftraggeber dazu, in ihren Vergabeverfahren grundsätzlich elektronische Kommunikationsmittel zu nutzen. Insbesondere zentrale Beschaffungsstellen werden hierbei durch die Richtlinie verpflichtet, EU-weite Vergabeverfahren spätestens ab dem 18.04.2017 elektronisch durchzuführen.

Umgesetzt wurden die neuen Regelungen für den Oberschwellenbereich in Deutschland im Rahmen der „Vergaberechtsreform 2016“ zum 18. April 2016. Damit wird die eVergabe hierzulande sukzessive bis zum 18. Oktober 2018 verpflichtend. Die Verpflichtung, elektronische Kommunikationsmittel zur Vergabe zu nutzen, betrifft dabei nicht allein die Möglichkeit, Angebote elektronisch einzureichen. Vielmehr soll künftig die Korrespondenz und der Informationsaustausch zwischen Auftraggeber und Bieter vollständig elektronisch abgewickelt werden.

Ab wann wird die eVergabe verpflichtend?

eVergabe für zentrale Vergabestellen

Die Übergangsphase für zentrale Vergabe- bzw. Beschaffungsstellen (ZVS) endete nach Art. 90 Abs. 2 der Richtlinie bereits am 18.04.2017. Abgesehen von wenigen Ausnahmen müssen ZVS seither auf eVergabe umstellen: Von der Bekanntmachungen über die Berücksichtigung von Angeboten bis zur Zuschlagserteilung ist der gesamte Ausschreibungsprozess in elektronischer Form zu vollziehen.

Als ZVS betrachtet die Richtlinie dabei all solche öffentlichen Auftraggeber, die zentrale Beschaffungstätigkeiten und eventuell Nebenbeschaffungstätigkeiten ausüben (Art. 2 Abs. 1 Ziff. 16 RL). Legal definiert werden zentrale Beschaffungsmaßnahmen als auf Dauer durchgeführte Tätigkeiten, die den Erwerb von Lieferungen und/oder Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber oder die Vergabe öffentliche Aufträge oder den Abschluss von Rahmenvereinbarungen über Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber zum Gegenstand haben (Art. 2 Absatz 1 Ziff. 14 RL). Zentrale Beschaffungsstellen können hiernach auf sämtlichen Ebenen bestehen, also auch auf Landes- und auf kommunaler Ebene.

Zusätzliche Orientierung bietet darüber hinaus die innerstaatliche Definition des § 120 Abs. 4 GWB. Danach ist eine zentrale Beschaffungsstelle ein öffentlicher Auftraggeber, der für andere öffentliche Auftraggeber dauerhaft Liefer- und Dienstleistungen beschafft, öffentliche Aufträge vergibt oder Rahmenvereinbarungen abschließt (zentrale Beschaffungstätigkeit). Beispielfälle sind somit Einkaufskooperation, aber auch Beschaffungsstellen im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit.

eVergabe für sonstige Vergabestellen

Erfüllt eine Vergabestellen keine zentrale Funktion für andere öffentliche Auftraggeber, verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 18.10.2018. Spätestens zu diesem Datum muss bei jedweder Ausschreibung eines öffentlichen Auftrags oberhalb der Schwellenwerte ein elektronischer Kommunikationskanal genutzt werden – und zwar in allen Einzelschritten des Vergabeprozesses.

Als Untergrenzen des Auftragswertes, ab dem diese Anforderungen greifen, gelten bislang seit dem 1. Januar 2016

  • für Liefer- und Dienstleistungsaufträge
    • im Bereich der sog. „klassischen“ öffentlichen Auftraggeber ein Schwellenwert von 209.000 € (zzgl. MwSt.),
    • im Bereich der Sektorenauftraggeber von 418.000 € (zzgl. MwSt.) und
    • für zentrale oberste Regierungsbehörden von 135.000 € (zzgl. MwSt.).
  • für Bauaufträge im Bereich der sog. „klassischen“ öffentlichen Auftraggeber, im Bereich der Sektorenauftraggeber sowie für Baukonzessionen liegt der Schwellenwert einheitlich bei 5.225.000 € (zzgl. MwSt.).

Für öffentliche Aufträge unterhalb dieser Grenzen gelten die Vorgaben der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), die wir hier zusammengefasst haben.

Umfang der Pflicht zur eVergabe

Soweit Vergabestellen zur eVergabe verpflichtet sind, umfasst dies zunächst das Erfordernis, ihre Bekanntmachungen auf TED zu platzieren. Hierzu sind gemäß § 37 Abs. 2, § 39 Abs. 2 VgV die nötigen Standardformulare auszufüllen und an das Amt für Veröffentlichungen der EU elektronisch zu übersenden (§ 40 Abs. 2 VgV). Des Weiteren verlangt die eVergabe, dass Auftraggeber ihre kompletten Vergabeunterlagen zum Download auf einer elektronischen Plattform bereitstellen. Zwar ist ausgehend hiervon für die Abwicklung der Korrespondenz kein durchgängig elektronischer Bearbeitungsvorgang vorgeschrieben, dieser ist aber natürlich möglich.

Verpflichtend elektronisch zu gestalten, sind gemäß Art. 53 der Richtlinie hingegen die Erstellung und Bereitstellung von Ausschreibungsunterlagen, die Option zur Angebotsabgabe sowie die gesamte Kommunikation und der gesamte Informationsaustausch (siehe auch § 97 Abs. 5 GWB, § 9 Abs. 1 VgV). Verarbeitet und bewertet werden dürfen die Angebote dennoch weiterhin analog. Auch bleibt Auftraggebern überlassen, welchem elektronischen Medium sie sich konkret bedienen. Gleichwohl muss ihre Wahl dabei auf ein Kommunikationsmittel fallen, dessen Instrumente, Vorrichtungen und technischen Merkmale diskriminierungsfrei gestaltet werden, allgemein verfügbar sind und den Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren nicht einschränken.

Um unter diesen Rahmenbedingungen die Ausschreibung effizient zu gestalten und die Dokumentation zu erleichtern, empfiehlt sich aus Sicht unserer Praxisgruppe für Vergaberecht insofern, entweder auf der eigenen Webpräsenz des Auftraggebers ein Portal zur eVergabe einzurichten oder die eigenen Aufträge in eine bestehende externe Plattform einzustellen. Welche Variante vorzugswürdig ist, richtet sich nach der konkreten Ausschreibungspraxis des jeweiligen Auftraggebers – also unter anderem danach, wie häufig er Ausschreibungen durchführt und mit welcher technischen-organisatorischen Infrastruktur er bisher Angebote bearbeitet.

Ansprechpartner


RA Dr. Henrik Bremer
h.bremer@wr-recht.de
Fachanwalt für Steuerrecht
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater